Aantrekken, overtuigen en behouden. Ziedaar de Heilige Drievuldigheid om je werkvloer te verzekeren van goed volk. Binnen dat derde deel speelt goed intern communiceren een belangrijke rol. Wij reiken vijf bouwstenen aan waar echt elk bedrijf mee aan de slag kan.
Intern communiceren is gene gemakkelijke. Daar zijn verschillende redenen voor.
Ten eerste omdat het in kmo’s tussen twee (of zelfs drie) stoelen in zit. Is het nu een zaak van marketing, HR of office management? Voor alle duidelijkheid: er is voor de drie scenario’s iets te zeggen. Maar het maakt wel duidelijk dat intern communiceren typisch iets is dat er bijkomt. Boven op het echte kennisdomein van de marketing, HR- of office manager.
We merken heel vaak de allerbeste bedoelingen, maar simpelweg te weinig tijd. Zeker als je binnen die beperkte tijd nog veel moet uitzoeken én uitrollen.
Ten tweede omdat er geen blauwdruk is. Je kan niet simpelweg de succesformule van een ander bedrijf kopiëren.
Een advocatenkantoor van 15 is qua intern communiceren een ander verhaal dan een bouwbedrijf van 200 met twee vestigingen en een mix van bediendes en arbeiders. Andere kanalen. Andere tone of voice. Andere mix tussen formeel en informeel.
En toch. Of de interne communicatie nu een HR- of marketingbril draagt, tussen al die verscheidenheid van sectoren, vestigingen en personeelsbestanden zien we bepaalde rode draden.
Dus zie hier de V’s die ervoor zorgen dat de mayonaise pakt:
We zoomen samen in op elk van die V’s.
De kwartaalmeeting. De halfjaarlijkse bedrijfsupdate. In een ideaal scenario heb je een vast moment waarop de zaakvoerder op het (spreekwoordelijke) podium kruipt. Om terug te blikken op de afgelopen maanden en vooruit te blikken op wat komt.
Grote klanten binnengehaald? Nieuwe projecten die eraan komen? Nieuwe mensen aan boord – en misschien nog meer nieuw volk onderweg? Wat staat er binnen de verschillende afdelingen nog te gebeuren?
Tip: maak een kort verslag met de grote lijnen. Zodat iedereen op een minuut (weer) helemaal mee is.
Hoe vaak op een schaal van 0 tot 5? ♥
Hoe formeel op een schaal van 0 tot 5? ♥♥♥♥♥
In zijn meest simpele vorm een standaard vragenlijst die je doormailt. Een videoproductie, als het met toeters en bellen mag. De rode draad: een medewerker aan het woord. Die vertelt over zijn of haar job. Het project waar hij of zij het meest trots op is. Hobby’s.
In een ideaal scenario levert dit een gespreksopener op onder collega’s: ‘Ik wist helemaal niet dat jij vorig jaar de Mont Ventoux hebt beklommen!’
Tip: zorg voor een balans tussen de collega én de mens achter de collega.
Hoe vaak op een schaal van 0 tot 5? ♥♥
Hoe formeel op een schaal van 0 tot 5? ♥
Iedereen heeft zijn of haar eigen rol, maar toch werken we allemaal samen naar een bepaald doel. Zet de stappen naar dat gemeenschappelijke doel, hoe klein ze soms ook zijn, in de kijker. Hamer je op efficiënte processen en gaan jullie de markt op voor een ERP? Delen. Zetten jullie in op klantervaring en hebben jullie alle klanten een presentje gestuurd? Delen.
Tip: welke claim maken jullie naar klanten en/of medewerkers? Hoe kunnen we die claim hardmaken?
Hoe vaak op een schaal van 0 tot 5? ♥♥
Hoe formeel op een schaal van 0 tot 5? ♥♥♥
Intern communiceren, dat is ook je successen delen. De momenten dat jullie als collega’s uitblinken. Een team effort waar verschillende afdelingen hun steentje aan hebben bijgedragen. De designers die een opleidingstraject succesvol hebben afgerond. Een tevredenheidsenquête onder klanten met goede resultaten. Een project dat in de prijzen is gevallen.
Zet al die prestaties in de kijker – het zijn net die successen die goesting geven om ervoor te gaan.
Tip: denk klein én groot.
Hoe vaak op een schaal van 0 tot 5? ♥♥
Hoe formeel op een schaal van 0 tot 5? ♥♥♥
De vaste nieuwsstroom. Alles wat je collega’s moeten weten om helemaal mee te zijn met het dagelijkse reilen en zeilen binnen het bedrijf. Van nieuwe medewerkers, een nieuwe broodjesleverancier tot geboortes.
De grote uitdaging hier om efficiënt intern te communiceren, is om het gewicht van het nieuws correct in te schatten. Als je met 200 collega’s werkt, wil je niet elke dag drie aparte verjaardagsupdates krijgen.
Tip: hoe groter je bedrijf, hoe meer nieuws. En hoe groter de noodzaak om die nieuwtjes te bundelen.
Hoe vaak op een schaal van 0 tot 5? ♥♥♥
Hoe formeel op een schaal van 0 tot 5? ♥♥♥♥♥
Benieuwd naar welke bedrijven we al hielpen om beter intern te communiceren? Klik door naar onze cases.