Maakt een lichte paniek zich van je meester als je ’s morgens je mailbox opent? Blijf je altijd zitten met een lading ongelezen mails? Ik ken het gevoel. Of beter: kende. Want nu sluit ik al mijn werkdagen af met een lege inbox. (Of toch bijna, niemand is perfect). Je mailbox organiseren: hoe begin je eraan?
Als project manager krijg ik elke dag een berg mails binnen. Over alles en nog wat. De eerste stap weg van de chaos: je mailbox organiseren door voor elke klant een map te maken. Daarbinnen een folder voor elk van onze inhousediensten: branding, creatie, website, media… En ten slotte een aparte map met een duidelijke naam voor elk project.
Voorbeeldje: stel dat ik een briefing moet voorbereiden voor de flyer voor de Fashion Night van kledingketen noba. Dan parkeer ik alle info in noba > Creatie > Fashion Night > Flyer.
Zit een project erop? Dan zet ik een sterretje bij de naam. Zo zie ik meteen welke opdrachten nog lopen en aan welke ik geen aandacht moet schenken.
Om de zoveel tijd parkeer ik dan alle niet-actieve projecten in een archiefmap. Per kwartaal, bijvoorbeeld. Of per (half) jaar. Dat hangt af van de hoeveelheid opdrachten die we voor die bepaalde klant uitvoeren.
Voor mij als project manager zijn er twee type dringende mails. Ten eerste die opdrachten waarvoor ik extra input nodig heb – intern of van de klant zelf. Ten tweede die projecten waarvoor mijn collega’s aan zet zijn: onze copywriters, de webboys, studio…
In het eerste geval probeer ik die input meteen op te vragen. Zo komen we in een latere fase niet vast te zitten. In het tweede geval vertaal ik die mail in een duidelijke briefing en boek ik de opdracht in bij de juiste collega. Mét vermelding van de klant, het project én inclusief een reminder voor mezelf. Zo verschijnt de opdracht tijdig weer op mijn radar.
Daarna versleep ik die mail naar de juiste folder in mijn mappenstructuur. Zodra die reminder op mijn scherm komt blinken, kan ik de juiste info snel weer opvissen.
De mails die ik zelf kan afwerken zijn niet zo dringend. Die markeer ik met een vlag voor later. Want ik wil niet dat een bepaalde collega wacht op een briefing omdat ik een mailtje behandel dat eigenlijk kan wachten.
Pas als het wat rustiger is, gaat mijn aandacht naar de vlaggetjes. Afgehandeld? Dan versleep ik ook deze mails naar de juiste plaats binnen mijn mappenstructuur.
Ik verzamel echt alle belangrijke inhoud in mijn mailbox. Dus is het logisch dat ik dat ook doe voor mijn notities. Meetings schrijf ik uit in mails naar mezelf. Idem voor briefings van collega’s. Zo hou ik alles centraal op één plaats.
Zo, dat waren mijn tips om je werkdag af te sluiten met een lege mailbox. Of toch zo goed als leeg – iedereen heeft al eens een mindere dag. Je mailbox organiseren: laat je inbox nu maar eens zien wie baas is!