Une légère panique vous envahit-elle lorsque vous ouvrez votre boîte mail le matin ? Restez-vous systématiquement avec une tonne d’e-mails non lus ? Je connais ce sentiment. Ou plutôt : je le connaissais. Car désormais, je termine toutes mes journées de travail avec une boîte de réception vide. (Ou presque, personne n’est parfait). Organiser sa boîte mail : par où commencer ?
En tant que gestionnaire de projets, je reçois chaque jour une montagne d’e-mails. Sur tout et n’importe quoi. La première étape pour sortir du chaos : organiser votre boîte mail en créant un dossier pour chaque client. À l’intérieur, un sous-dossier pour chacun de nos services internes : branding, création, site web, média… Et enfin, un dossier distinct avec un nom clair pour chaque projet.
Exemple : supposons que je doive préparer un briefing pour le dépliant de la Fashion Night de la chaîne de vêtements noba. Je classe alors toutes les informations dans noba > Création > Fashion Night > Dépliant.
Un projet est terminé ? J’ajoute alors une étoile à côté du nom. Ainsi, je vois immédiatement quelles missions sont encore en cours et auxquelles je ne dois plus prêter attention.
À intervalles réguliers, je déplace tous les projets inactifs dans un dossier d’archives. Par trimestre, par exemple. Ou par (demi-) année. Cela dépend de la quantité de missions que nous effectuons pour ce client spécifique.
Pour moi, en tant que gestionnaire de projets, il existe deux types d’e-mails urgents. Premièrement, les missions pour lesquelles j’ai besoin d’informations complémentaires – en interne ou de la part du client lui-même. Deuxièmement, les projets pour lesquels mes collègues doivent intervenir : nos concepteurs-rédacteurs, les développeurs web, le studio…
Dans le premier cas, j’essaie de demander ces informations immédiatement. Ainsi, nous ne nous retrouvons pas bloqués lors d’une phase ultérieure. Dans le second cas, je traduis cet e-mail en un briefing clair et je planifie la mission auprès du collègue concerné. En mentionnant le client, le projet et en incluant un rappel pour moi-même. De cette façon, la mission réapparaît à temps sur mon radar.
Ensuite, je fais glisser cet e-mail vers le bon dossier dans ma structure. Dès que ce rappel s’affiche sur mon écran, je peux rapidement retrouver les informations nécessaires.
Les e-mails que je peux traiter moi-même ne sont pas si urgents. Je les marque d’un indicateur pour plus tard. Car je ne veux pas qu’un collègue attende un briefing parce que je traite un e-mail qui peut en réalité attendre.
Ce n’est que lorsqu’il y a un peu plus de calme que je porte mon attention sur les indicateurs. C’est réglé ? Je déplace alors également ces e-mails au bon endroit dans ma structure de dossiers.
Je centralise réellement tout le contenu important dans ma boîte mail. Il est donc logique que je fasse de même pour mes notes. Je rédige le compte-rendu des réunions dans des e-mails que je m’envoie. Idem pour les briefings des collègues. De cette manière, je garde tout au même endroit.
Voilà, c’étaient mes conseils pour terminer votre journée de travail avec une boîte mail vide. Ou du moins, presque vide – tout le monde peut avoir un jour sans. Organiser sa boîte mail : montrez maintenant à votre boîte de réception qui est le patron !